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多采多姿的夏日工作

Ali @ LSx

自從Cleaner Air 4 Schools空氣汙染專案告一段落,六月起我參與了很多專案和活動,所負責的任務有大有小,這篇報告要來介紹這幾個月多采多姿(五花八門?)的工作內容:

1專案研究調查

如同其他LSx實習生,我的工作內容一大部分是搜尋專案有關的新聞、政策、數據、科技新知、可能的贊助來源。這些專案主題包含空氣汙染、水汙染、再生能源、永續交通等等。我們閱讀報告過濾資料,摘要重點交給專案負責人,作為她們撰寫投標報告或合作提案書的參考。

由於小學空氣汙染的專案將進一步擴展成為一個三年期的計畫,LSx積極洽尋有意願使用小學空氣污染操作手冊(toolkit)的行政區合作,我先發信接洽各行政區的空氣品質團隊Air Quality Team[1],確認相關負責人的名字和連繫資訊後,交給LSx行為變遷組的主管去洽談合作可行性,同時找尋可能的贊助單位。

七月初時,專案主管列出了大約十個有意願合作的行政區,要我和另一名工讀生進行更細緻的資料研究,例如該區的重要空汙點(air pollution hotspots)、近期空氣汙染數據(目前英國的五項空氣汙染物為:二氧化硫SO2、二氧化(NO2)、臭氧O3、懸浮微粒PM2.5及PM10,但最受重視的是與交通緊密相關的NO2與PM2.5/PM10)、空氣汙染監測站的位置、公部門的空氣品質改善行動計畫(Action Plan)、居民的交通使用情況(家戶擁有私家車的比率、使用大眾交通或開車的比例)等等。

 

2社區資訊建檔與製圖

永續排水處理系統Green Street @ Counters Creek專案中,LSx在西倫敦Counters Creek附近要挑選三個社區組織,一起合作培訓18名Champions。目前是初期洽談階段,我們經由網路搜尋和公部門引介,收集了當地30個以上的社區機構資料,建立檔案,包含項目有:組織類型(例如學校、企業、第三部門),成員人數、影響對象、關注的議題、連繫管道等等,並用Google Map或Power point中標示(mapping)各個機構,提供專案負責人評估適宜的合作對象,以及和有潛力的永續排水系統示範裝設點。

此外,另一個專案因應氣候變遷Opening Windows on Climate Change培訓計畫中,協力的社區組織散佈在六個不同的行政區,我們舉辦第一次活動時借用期中一個機構提供的免費活動空間,但是該地點比較偏遠,不好抵達,造成少數參與者找不到目的地遲到。活動結束後,我負責整理滿意度評估問卷和回饋意見,就有人建議改善活動地點,希望較靠近市中心,或是以分區域舉辦活動,後來我們決定把二十位參與者所隸屬的機構mapping製圖,以利後續舉辦活動的區位選擇。

 

3問卷資料輸入與校正

健康飲水Fit to Drink專案主要與東倫敦的穆斯林女性社區組織合作,以工作坊和有趣的活動,讓社區了解水資源的重要,鼓勵大家喝自來水tap water,避免使用瓶裝水bottled water造成的環境汙染。此專案已經接近尾聲,過去幾個月我並沒有實際參與執行工作。由於該組織不希望與男性工作人員互動,因此協助執行此專案的實習生都是女生。最近LSx大部分實習生剛好男生比較多,所以專案負責人多次派我去東倫敦的清真寺拿紙本問卷,回到辦公室後再與其他實習生把資料輸入電腦。資料輸入實在是無聊的差事,前前後後拿到三百多份問卷,必須要多人分攤工作量,才不會過於乏味或眼睛痠痛又打瞌睡。

由於這個專案歷時較長,不但換過專案負責人,參與活動執行和處理問卷的實習生也有好多位。初期基礎Baseline和後續追蹤follow-up的問卷設計皆有瑕疵,甚至網路問卷(LSx採用免費又容易操作的SurveyMonkey調查網站)和紙本問卷中有的問題內容不一致,除了一開始單純的資料輸入外,我還花了非常多的時間”收拾善後”,重整先前實習生輸入的資料,將200多份紙本編號,以便對應電腦裡的資料。我不得不說,雖然LSx非常強調成效評估Evaluation,但是從多次整理不同專案的問卷過程中,我發現不少問卷的設計和排版容易造成使用者誤讀,以及事後分析比較的困難,雖然大多數的數據仍是可靠的,但一定或多或少造成誤差,並且浪費了寶貴的人力和時間。

 

4 準備獎品、意外發現好資源

許多專案都需要參與者填寫問卷或評估表,LSx經常提供摸彩獎品作為誘因(incentive) 鼓勵他們填寫這些調查表。例如前陣子Cleaner Air 4 School,我們以問卷調查三個小學的家長們對空氣污染的認知以及他們的交通工具使用方式,獎品是一張倫敦交通卡Oyster Card含25英鎊儲值金,就是由我負責挑選幸運兒、購買獎品、寄給中獎者。最近我負責的Fit to Drink的問卷獎品則是著名景點倫敦眼London Eye摩天輪的門票四張(中獎人會得到二位成人與二位兒童票)。我原本覺得這是一項簡單輕鬆的小事,瀏覽London Eye官方網站票劵現種類很多,大多數都需要預先選定日期或時段場次,不符合LSx的需求(希望比較彈性地讓得獎人任意挑選日期場次使用)雖然有gift voucher,卻不能用網路訂購,必須透過電話,我打去語音分機轉來轉去,一直無法接到專人服務…

就當我苦惱不已時,忽然發現該網站Corporate Responsibility企業社會責任的項目中寫道:EDF London Eye每年提供上千張的門票給慈善機構,特別優先提供給靠近London Eye所在地的幾個行政區,包含LSx所在的Southwark 行政區!我抱著姑且一試的心態,在網路上填寫Charity Requests申請表,簡單介紹LSx工作內容並希望他們贊助彈性選日的四張門票作為社區的摸彩獎品。想不到五天後就收到EDF的慈善機構小組回覆,說他們樂意贊助且四張門票將於隔週寄達。我收到門票時真的很有成就感!雖然四張門票為LSx省下台幣三千元的開支,金額看似不高,但是將資訊分享給所有同事,未來其他專案也能多加善用此資源申請免費門票。

 

5綠化第三部門環境稽查

Greening the Third Sector綠化第三部門專案:繼去年底完成兩個環境稽查報告後,六月起我又參與了一項新的稽查工作。該機構是一個支援在地NGO培訓與發展的慈善團體,約有18名員工。第一步,我與同事前往機構所在地訪談環境稽查的承辦人員,了解他們目前在環境與永續發展的進展,以及未來想改善的方向。該機構在五年前已經成立綠色小組Green Team,提升員工對環境與永續的認知,並以實踐節能省碳的行動。該機構也在2012今年發布了環境政策Environmental Policy並修訂了機構交通政策Travel Policy,鼓勵員工要隨手關燈、節省用水用電避免浪費紙張、使用大眾交通工具。他們有意朝綠色採購Green Procurement方向努力,希望LSx進一步提供公平貿易或環境友善的產品,例如辦公室用量大的咖啡、茶、糖,以及清潔用品。兩次現場實際訪談與觀察外,該機構另提供相關報告與文件,例如綠色小組的開會議題、水電帳單,廢紙回收量的年度報告等等。

結至八月中尚有些重要數據還未拿到,因此稽查報告仍在初稿階段。我負責撰寫報告、找尋相關資料,也幫忙連繫協調,提醒承辦人員數據資料不足之處,以及請他釐清一些訪談中的疑惑。待初期報告完成後,我們將與該機構討論下一階段的行動方案Action Plan。

 

6. 行政支援與招募實習生

在LSx工作,除了協助專案執行,也固定支援辦公室的行政事務。包含每天分類郵件、整理洗碗機、每週檢查冰箱過期食品、照顧盆栽、處理廚餘和蚯蚓堆肥箱。最近這個月,我也幫忙整理舊檔案卷宗/舊照片、校正Maximizer客戶軟體系統資料。人事更迭的過程中,許多資訊經過數月或數年,已經變得混亂或過時不合用,需要修正、刪除、或重新建檔。這些整理工作並不困難,但非常繁瑣耗時,無法在短時間一次完成,也由於它們並非緊急或具時效性的專案,缺乏專人負責,以至於一拖再拖,延宕到後來變得難以收拾,整理起來加倍困難,讓人頭昏眼花。

六月底到七月間,有四位實習生陸續結束internship,或找到正職而提前離開LSx。七月初LSx開始招募實習生,但反應不如預期(通常報名踴躍,所以這情況頗讓人訝異,我們只能推測是年輕人都去看奧運或今年暑假倫敦活動特別多,所以他們暫時不想找工作!)近兩個月多來辦公室人力困窘,讓正職同事既忙碌又焦慮,大喊 We need more interns!八月初只剩下二位實習生,而他們一週只來2-3天。我負責在好幾個就業網站和大就業學布告欄註冊,張貼四名實習生的招募啟事:包含二位Projects intern支援專案研究和活動執行,一位Finance協助財務及一位communications管理通訊媒體(網站、電子報、刊物等等)。很幸運地,在八月中擴大宣傳後,人事助理收到許多申請表,並即刻安排面試,目前已經確認三名錄取者。主管們希望新的工讀生能盡快上任,以便我在返台參加浩然結訓以前,能夠將手邊的例行工作交接給他們。


[1] 倫敦的33個行政區(Borough)都有一個空氣品質團隊專責小組,他們通常隸屬於環境部門,或是廢棄物處理與汙染議題的單位。1997年起,英國法律規定,全國各行政區都必須監測區內的空氣品質,若有未達標準的區域,就要通報為空氣品質管理區(Air Quality Management Area, AQMA),其範圍可能是一條街、一個街廓、一個工業區,也可能大至涵括整個行政區(例近倫敦市中心的數個交通繁忙、空汙嚴重行政區,全區都是AQMA)。有AQMA的行政區,都要擬定行動計畫並持續監測空氣品質。詳細資訊參考環境食物與鄉村事務部門(Department of Environment, Food and Rural Affair, Defra)的AQMA網站http://aqma.defra.gov.uk/

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