文/陈胡露@GRI

Focal Point是GRI分布在全球的地区办公室,目前分布在中国、印度、巴西、美国、澳大利亚五个国家。这些地区办公室的作用是对当地机构提供可持续发展报告上的引导和支持, 并与所有其他地区的办公室一起促进GRI使命的实现: 将可持续发展报告标准化。地区办公室还在当地组织各种活动和工作坊,建立关系等。由于各地区特点不同,这些地区办公室的大小和结构也不同,然而相同的是各地区办公室的工作人员都与GRI秘书处保持紧密的沟通和交流,及时将当地信息回馈给GRI秘书处。

为了更好的沟通、总结上年度工作,并为下一年度做计划,GRI秘书处每年都会将Focal Point的Director们聚到一起。被称作Focal Point Week的这一周无疑是Focal Point与GRI秘书处工作人员之间、Focal Point之间互相交流的绝好机会。

很荣幸地,我被Director任命为今年五月7日至11日的Focal Point Week筹备组成员,并于两个月前开始与另一位同事一起为这一周做准备。

我们查阅了去年的会议资料,对Focal Point这一周的准备工作和安排有了整体性的了解。接着我们找到了去年负责筹备工作的同事,听她讲述筹备的注意事项和技巧,并向她询问我们的诱惑。这样一来,我们对这一周的筹备有了更深入的了解,问题都得到了解答,新一轮的筹备就正式开始了。

Agenda

首先是设定日程。我之前在北京的培训工作比较多,尤其是参与式的工作坊,很想把那些参与式技术运用到这一次的会议之中。我也发现,GRI的会议一般是以presentation为主,互动很少,GRI同事也鲜有人接触过用参与式方法举办的工作坊。所以我想,为什么不把参与式方法带到这一周来呢? 在把这一想法告诉我的Director之后,她毫不犹豫地接受了我的建议,并让我来计划参与式环节的具体日程。

为了让筹备组的同事对参与式方法有所了解,我预先选择了在北京用得最多的四种方法,归纳整理之后做成PPT,在第一次Focal Point Week筹备会的时候给部门同事做了presentation介绍。大家听了都很感兴趣,提出了很多问题和建议。

方法毕竟只是方法,关键是应该根据会议目的和具体人数因地制宜地加以改造。结合大家的建议和这次Focal Point Week的具体情况,我们最终选择了两种方法——团队共创法和世界咖啡馆。

由于参与式会议的理想人数一般在10人以上,而Focal Point Week的参与者只有6个地区负责人,于是在设定这两个环节的具体日程时,我又根据该环节的目的和实际情况对方法进行了改进,然后跟Director一起讨论,最终确定了两个参与式环节的日程。

在把最终日程发给地区负责人之后,我们很快收到了很好的反馈,地区Director们都很期待这互动式的一周。

Venue

除日程外,还需要为这一周选择合适的会议场地。这也需要花费大量的research和实地考察的时间。我和我的partner咨询了经常组织外部会议的同事,了解了附近可供选择的会议地点,又向同事借了两辆自行车,利用了两个小时骑着车进行实地拜访。我们在风中一家一家地拜访,风虽然大,但也觉得这样的外出也是很有意思的outreach机会。

在拜访了6家可能的会议地点之后,我们定下了离办公室只有2分钟路程、价格合理、环境不错的场地。寻找会议地点的整个过程让我发现了荷兰人的两个典型特点:一是凡事需预约,否则即使人到了也得被劝说回去再约;二是能在网上解决的绝不用其他方式,即使是已经面对面,也会被建议说您去我们网站上看看吧。

Bilats

由于地区负责人平时鲜有时间与总部的同事们交流,因此这一周也就成了地区负责人与总部同事交流的好机会。为给地区负责人们创造尽量多的与总部同事的bilat机会,我和partner首先收集了地区负责人希望与总部同事会面的名单,然后根据名单初步制定了一个bilat的时间表。然而协调这6个地区负责人与总部Director的bilat确是一个巨大的挑战——要在有限的会议空挡中恰好遇到繁忙的Director的空挡,太不容易了。于是好多bilat被安排在了午饭时间,一边吃饭一边聊,这也是没有办法的办法。

Team-building Activity

除开会外,我们还安排了一个促进交流,增加团队凝聚力的轻松环节——cook workshop,询问大家的饮食偏好,并结合大家的饮食习惯做了特别安排,我们将一起做一顿意大利餐。

经过一个多月的筹备,Focal Point Week总算万事俱备,只欠地区Director。这也算是我回国前的最后一个“项目”了,希望一切顺利,期待参与式技术在这一周内给Director们带来不一样的体验。

感谢GRI,感谢浩然。

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