十二月,从更高的起点出发

文/陈胡露@GRI

因为签证的问题,当几乎所有的伙伴都已在世界各地上岗两个月之时,我这才从北京出发,于11月22日下午3时15分到达阿姆斯特丹,开始我这段相较大家最晚也可能是最短的执岗经历。

到达第三天早上我如约来到Global Reporting Initiative(GRI)总部办公室报道。Nice的前台Ernandes接待了我,虽然素昧谋面但他对我说:“Hi, Hulu, I know you from Romie’s introduction email to all of our collegues on you and Haoran Foundation.”这句话让我在踏进GRI大门这一刻起便有了归属感。随后Ernandes给了我大门钥匙,并教我要是第一个进到办公室,需要输入密码并关闭警报(因为长期的警报会被物业误认为是小偷进入上来办公室,这样会收取费用),然后他领着我到所属的Reginal Network Team(RNT)部门,见到了之前跟我联系的coordinator Romie。Romie领着我到其余10多个办公室跟所有人say hi,介绍自己,也认识大家。

l 3-day Introduction Program

接触的第一个“项目”是3天的新人培训项目。GRI会为每个新来的员工和实习生安排入职培训,如果是5个分支机构的director还会让其专程到阿姆斯特丹参加一周的培训,目的是让新人系统了解GRI整个运营情况以及各部门的工作。Romie给我的A4纸上列出了为我安排的介绍项目日程——时间、地点、部门、人物,还贴心地为我预留出了寻找住处的时间,以及去各政府部门办理手续的时间(这些时间由人力资源部帮我办理Visa的Monique在我来之前就已预约好)。接下来便是运营部、传播出版部、培训部、IT部、人力资源部、公共关系部、可持续报告框架组、机构利益相关方等部门的负责人和同事的工作介绍和答疑解惑。方式有面对面,也有Presentation。令人意想不到的是,还有一次专门的火灾预警培训,由Monique带领去到疏散通道及办公室所有安装有灭火器的地方,亲自教授如何使用各种灭火器材。

l Reading Week

为了让我更全面的了解GRI运营背景,RNT部门又特地给我安排了一周的reading时间。阅读材料有技术性很强的GRI Sustainability Reporting Guidelines,有来自各部门的工作介绍材料,也有行政介绍和IT制度介绍,最重要的是我所在RNT部门的运营介绍——GRI在全球5个分支机构的项目和协调。阅读完这些材料之后,Romie又专门安排了一次跟我面对面的答疑时间。这我保证我在正式开展工作之前有很广泛且深刻的背景知识。

l 中文

GRI的50多名员工会讲超过30种语言,我幸运地成为会讲中文的那一个,于是荣幸地担当起了校验GRI框架中文版及中文页面的工作,这算是我的第一个任务。

l Country Priorization Sheet

这是一个很复杂的表格,从经济、社会、CSR等30多个角度分析了38个国家的现状并根据标准打分,目的是为GRI在项目国家的选择上作出指引。这是一个非常全面且有逻辑性的表格,需要做很多online research以及联系其他部门的同事索要数据或合作填写。作为我接手的第一个工作项目,它不仅教给我一种高度的分析方法、给我机会跟不同部门的同事打交道,也让我把这种方法运用到别的项目上,为我之后制定的针对5个全球分支机构的季度绩效表格做出提示。

l 例会制

作为一个规模较大的国际机构,例会成为GRI的员工与部门间了解各自工作的途径。我所在的RNT小组每周有例会;RNT所属的传播部每月有例会;RNT小组管辖的5个全球分支机构每周有分别的例会,每月有总例会。内容是各自陈述近期工作,互相沟通想法。时间在半个小时到1个小时,非常有效。RNT负责人和我之间还有每两周一次的“双边”对话,这让我感受到GRI对每一名员工的重视和尊重。

在“包罗万象”的第1个月里,无论是总体上还是细节上,GRI都让我感受到其超强的专业性及系统性。当我发现GRI有中国机构可以借鉴的地方时,比如为新员工或志愿者制定的入职介绍、项目视频介绍材料、员工假期管理表格等,我都会推荐给中国的机构,他们的反馈都是非常乐意学习并计划参照制作。

最后分享几个GRI办公室里有趣的小观察:

会议室:GRI有4个会议室,分别起名Europe, Africa,Asia, North America。 Asia不是最大的那个,North America才是。

Kitchen:这里有3个冰箱,2个可以放咖啡热水凉水的饮水机,1个espresso机,1个咖啡机,1个土司机,1个烤面包机。午饭时间在12点30到2点。有人带饭有人下楼买也有人在kitchen做(说是做,其实很简单,就是面包上夹cheese再烤一下而已)。我常常带米饭,有时也学着同事的样子烤面包吃。这是大家交流工作生活厨艺及庆祝项目完结的好地方。

信架:GRI每个员工都有一个标有名字的信架,前台Enrnades会为大家分别放好,有信没信一眼便知。

姓名牌:进门处有一个姓名牌,分Out/In 两列,谁在办公室谁不在一目了然。

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